Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

1/ Demandes d’inscription sur la liste d’attente, de devis et de renseignement commercial

Dans le cadre d’une délégation de service publique, des fiches de renseignement et des données sur nos clients ou locataires potentiels sont collectés et enregistrés par le SA SNPVG qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information personnelle (état civil, équipement nautique, email, téléphone, adresse, …) en vue de la gestion de la relation avec les clients potentiels, l’étude des dossiers et l’attribution des emplacements est multiple :

Demande de renseignements, devis, formulaire-web de contact, réponses associées :

  • Destinataire habilité : Secrétariats, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 3 ans après inactivité

Liste d’attente d’une place :

  • Destinataire habilité : Secrétariats, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 3 ans après inactivité

Nous informons nos clients ou locataires potentiels que dans des cas exceptionnels (vols ou impayés par exemple), nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations provenant d’autres ports de plaisance ou d’institutions. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur :

  • le consentement de la personne concernée ;
  • ou l’obligation du règlement de police du port ou tout autre obligation légale liée à une législation en vigueur applicable ;
  • ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de port de plaisance et délégataire de service public ;
  • l’intérêt légitime du délégant de service public ou de nos actionnaires-mandants ;
  • l’intérêt légitime de la personne concernée.

2/ Dossiers des clients, des locataires, des locataires de nos actionnaires et des commerçants

Des données sur les clients, les locataires, les locataires de nos actionnaires et sur les commerçants du port de plaisance sont enregistrés par SA SNPVG qui est le responsable du traitement. Nous signalons que dans le cadre de nos actionnaires professionnels mandants, le responsable de traitement est le professionnel qui nous mandante. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (état civil, équipement nautique, email, téléphone, adresse, facturation, historique du client, …) en vue de la réalisation des prestations, de la gestion la relation-client, de la facturation, du suivi et de la sécurisation est multiple :

Destinataire habilité
Durée de conservation max.

Demande de renseignements, devis, formulaire-web de contact, réponses associées :

  • Destinataire habilité : Secrétariats, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 5 ans après la fin de la relation contractuelle

Liste d’attente d’une place :

  • Destinataire habilité : Secrétariats, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 5 ans après la fin de la relation contractuelle

Déclaration d’entrée, Fiche-client, fiche-bateau, contrat de location annuel, Historique des passages et des mouvements, relevé de consommation d’électricité et d’eau, données-clients d’accès des barrières :

  • Destinataire habilité : Service exploitation et administratif, Secrétariats, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 5 ans après la fin de la relation commerciale

Données des locataires de nos actionnaires-mandants :

  • Destinataire habilité : Service exploitation et administratif, Secrétariats, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 5 ans après la fin de la relation commerciale avec le locataire

Convention de mise en disposition d’entrepôt, locaux ou terrasse, données de locataires des entreprises conventionnées :

  • Destinataire habilité : Service exploitation et administratif, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 5 ans après la fin de la relation commerciale

Pièces justificatives (copie des papiers du bateau et attestation d’assurance) à demander obligatoirement selon la législation :

  • Destinataire habilité : Service exploitation et administratif, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 5 ans après la fin de la relation commerciale

RIB :

  • Destinataire habilité : Service comptabilité, Banque
  • Durée de conservation max. : Fin de la relation contractuelle (après contrôle du dernier paiement) pour le RIB

Factures et données de commande liées :

  • Destinataire habilité : Service administratif, Direction en cas de litige, Avocats externalisés en cas de recouvrement, Commissaire aux comptes externalisé
  • Durée de conservation max. : 10 ans après émission (dont 5 ans en archivage intermédiaire)

Liste des impayés :

  • Destinataire habilité : Service administratif, Direction en cas de litige
  • Durée de conservation max. : 10 ans après clôture de l’impayé

Logs utilisation du Wifi plaisancier :

  • Destinataire habilité : Prestataire externalisé
  • Durée de conservation max. : 6 mois

Vidéosurveillance du site en temps réel :

  • Destinataire habilité : Service exploitation
  • Durée de conservation max. : Pas de conservation

Archive de la vidéosurveillance du site :

  • Destinataire habilité : Officier de port assermenté
  • Durée de conservation max. : 1 mois

Nous informons nos clients et locataires qu’ils sont susceptibles de recevoir nos newsletters informatives. Des méthodes de désabonnement seront signalées dans les communications. Nous informons aussi nos clients, locataires et les locataires de nos actionnaires que dans des cas exceptionnels (vols ou impayés par exemple), nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations provenant d’autres ports de plaisance ou d’institutions. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos locataires ou des locataires peut reposer sur :

  • l’exécution d’un contrat de location avec le locataire ou l’exécution d’une prestation ponctuelle ;
  • ou l’exécution du cahier des charges avec le déléguant de service public ;
  • ou l’exécution du contrat de mandat avec l’actionnaire-mandant ;
  • ou l’obligation du règlement de police du port ou toute autre obligation légale liée à une législation en vigueur applicable;
  • ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de port de plaisance et délégataire de service public ;
  • ou l’intérêt légitime du déléguant de service public ou de l’actionnaire-mandant ;
  • ou l’intérêt légitime (voire vital) ou le consentement de la personne concernée.

3/ Données des administrateurs et des actionnaires

Dans le cadre de la gestion de la vie de l’entreprise, des documents qui contiennent des données personnelles concernant nos administrateurs et actionnaires (PV d’AG ou PV de conseil d’administration par exemple) sont conservés par SA SNPVG qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif concerné sont autorisés à avoir accès aux données enregistrées. La base juridique du traitement des données personnelles de nos administrateurs et actionnaires repose sur notre obligation légale de suivi et de traçabilité liés aux différentes législations en vigueur. La base juridique du traitement des données personnelles de nos actionnaires repose sur :

  • l’exécution d’un contrat d’amodiation ;
  • ou l’exécution du cahier des charges avec le déléguant de service public ;
  • ou l’exécution du contrat de mandat avec l’actionnaire-mandant éventuel ;
  • ou l’obligation du règlement de police du port ou toute autre obligation légale liée à une législation en vigueur applicable ;
  • ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de port de plaisance et délégataire de service public ;
  • ou l’intérêt légitime du déléguant de service public ou de l’actionnaire-mandant éventuel ;
  • ou l’intérêt légitime ou le consentement de la personne concernée.

La durée maximale de conservation de données est fixée par les obligations légales en la matière (5 ans ou la durée de l’entreprise pour la plupart des documents). Cette page web indique une partie des délais de conservation de données que nous appliquons.

Nous informons nos administrateurs et actionnaires qu’ils sont susceptibles de recevoir nos newsletters informatives. Des méthodes de désabonnement seront signalées dans les communications. Nous informons aussi nos actionnaires que leurs informations peuvent être transmises à des notaires ou institutions concernées à des fins de successions et de transfert d’action.

4/ Candidature à un emploi ou demande de stage

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par le SA SNPVG (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls la Direction et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.

5/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par SA SNPVG qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

6/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par SA SNPVG (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

7/ Newsletters, invitations et émargements à des événements

Nos clients, locataires, actionnaires et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, élus, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par SA SNPVG qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@portcamillerayon.net que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’urgences ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

8/ Traçabilité des appels téléphoniques

SA SNPVG utilise les services d’un opérateur téléphonique nationaux (Orange, Bouygues…) qui mettent en place des services de messageries et journaux d’appels. Vous pouvez contacter l’opérateur pour exercer vos droits RGPD.

9/ Architecture informatique sécurisée

Nos données et les données de nos clients sont hébergées en France (dans nos locaux sécurisés et nos datacenters externalisés certifiés iso27001, notamment OVH). Dans tous les cas, nous ne transférons aucune donnée à des pays non reconnus par l’EU comme garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

10/ Vos droits

Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, locataires, actionnaires, commerçants sous concession, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, institutions, commissaire aux comptes externalisés… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@portcamillerayon.net, ou courrier postal adressé à Service RGPD, SA SNPVG, PORT CAMILLE RAYON, Quai napoléon, 06220 Golfe Juan. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.